La importancia de un buen email

Si pregunto a mis jóvenes alumnos por su correo electrónico, algunos tienen dificultades para acordarse de su dirección, y no digamos de la contraseña. Lo suyo son las redes sociales, los “nombres” y sus seguidores. No les falta memoria, sino interés. Pero un buen email sigue siendo, tanto en el ámbito profesional como el personal, un canal privilegiado en diversas sentidos. Todos, o casi todos, disponemos de aplicaciones muy útiles para su gestión directamente en el móvil.

Por mi parte, todos los días recibo mínimo una veintena de correos electrónicos. Muy vinculados a lo profesional o suscripciones que sigo, aunque de vez en cuando se descuelga alguno de otro tipo. El hecho de ser capaz de comunicarse con alguien a través de correo electrónico, es decir de disponer de su dirección ya dice mucho.

Buen email personal

Recibir un email de un amigo, y no un mensaje rápido de whatsapp o un texto en cualquier red social al uso, significa una atención y dedicación especial. Se intuye que se ha hecho más lentamente, con más cuidado. Se asemeja más a las cartas “de antes” que a la comunicación efímera. Se agradece. Es un lujo contar hoy con amigos en tantas partes con los que seguir carteándose de este modo y no simplemente estar al día de fotos y mensajes en redes sociales.

  1. Un espacio privilegiado. Alejado del barullo y las habladurías de los espacios digitales públicos, por lo tanto de la exposición ajena. Por lo poco frecuentada que es, también tiene una importancia y significación mayor.
  2. Más pausado y sensato. Tanto para la redacción, como para la lectura. Sentarse a escribir un email a un amigo, y recuerdo tiempos en los que era frecuente, pone de manifiesto un cierto pensamiento más reflexivo y concreto, que también fortalece el vínculo y la relación.
  3. La amplitud del contenido. Algo que considero mucho en el email, a diferencia de otros espacios, es la amplitud para poder hablar con mayor sosiego y expresarse mejor. En la comunicación con los amigos se dicen muchas cosas, o se quieren al menos transmitir. De modo que una página amplia da cabida también a este deseo.
  4. El hilo de la conversación. Hace años que los email tienen la posibilidad de ser agrupados en conversaciones en las que es fácil seguir el hilo de la conversación. Entiendo, por supuesto, que entre dos amigos siempre hay respuesta y no sólo unidireccionalidad.
  5. El email, no lo es todo. Por si alguno necesita aclaración, con un amigo lo mejor es quedar y verse. Lo tengo claro. Pero no siempre es posible ese diálogo, por distancia, por ocupación, por urgencia. Podríamos entonces hablar por teléfono. También. En cualquier caso, teniendo distintos canales, por qué no emplearlos.

Buen email profesional

El uso del correo electrónico continua siendo clave. El reto es su gestión avanzada, su calificación, la capacidad para ordenarlos. El lenguaje empleado delata a quien escribe, por su claridad y concisión, donde resulta esencial la formalidad, que en muchas ocasiones se pierde por contagio de las redes sociales.

  1. Escoger bien el asunto. En forma de palabras clave, no excesivamente largas, que sitúen la conversación. Además de funcionar como contenido fundamental también aporta un contexto.
  2. Emplear un saludo adecuado. Tiendo a comenzar todos los correos electrónicos, desde hace años, con una forma similar, en la que procuro dar la bienvenida de modo personal. No hay que olvidar que sigue siendo comunicación entre personas.
  3. Atención inmediata. Aunque sea para responder con un recibido, luego lo atiendo o dentro de unos días podré ponerme con esta cuestión. Mostrar un plan de acción rápido, atendiendo a las posibilidades que se tienen.
  4. Redacción cuidada. Como he dicho antes, delata a quien escribe. Por redacción no sólo hay que hablar de ortografía, sino de sintaxis y estructuras gramaticales. Teclear no es escribir. Emplear bien puntos, comas, párrafos, signos de todo tipo, sin perder por ello claridad y concisión. Evidentemente, un email no puede ser una obra literaria pero sí debe tener una comunicación acertada.
  5. Estructura interna clara. Mi consejo siempre ha sido enviar un email con un solo asunto, no mezclar. Pero en ocasiones los asuntos tienen subpartes que conviene dejar manifiestamente claras y elaborar pensando en quien los va a leer. De igual modo que este artículo está estructurado, el email también permite trabajar los contenidos de forma similar. Siempre pensando, insisto, en el receptor.
  6. Capacidad de gestión y archivo. Saber emplear bien etiquetas o las carpetas para ir archivando, así como la gestión de prioridades e importancia del correo. Algunas aplicaciones, bien diseñadas, te permiten posponer el correo para recibirlo horas o días después, cuando de verdad puedas atender la comunicación. Respecto de las etiquetas y carpetas, que añaden colores y visualización a la bandeja de entrada, conviene mucho pensar antes de empezar a usarlas qué usos y secciones vamos a emplear.
  7. Filtrar y eliminar. Lo no deseado, que fue al principio un gran problema del correo electrónico por el que cayó en desuso para muchos, hoy ya no es un gran problema. Sin embargo, no todos los correos electrónicos son necesarios, de modo que no hay que almacenarlos.
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