Documentos compartidos

En el trabajo cotidiano, las carpetas y documentos compartidos en un sistema de almacenamiento en la Red son una herramienta muy útil para los grupos de trabajo didácticos permanentes u ocasionales. Sin orden,

  • Mejoran el acceso a la documentación, si está clasificada de forma fácil y clara, y permiten estar al día de la información común.
  • Garantizan que todos los miembros del grupo pueden conocer las resoluciones adoptadas en detalle si se mantienen actualizados los registros de acuerdos.
  • Permiten que todos los miembros con igualdad de privilegios de acceso puedan realizar aportaciones y modificar contenidos si tienen las debidas precauciones y se han acordado los criterios de modificación.
  • Usados habitual y universalmente como herramienta cotidiana del trabajo escolar, permiten contar con un banco de recursos que facilitan la tarea en el aula.
  • Bien organizados y contando con documentos específicos, ayudan a que los nuevos componentes de los grupos puedan estar informados inicialmente del estilo de trabajo propio del lugar.
  • Permiten una más ágil supervisión por los responsables encargados.
  • Y ayudan a generar estilo y cultura de grupo.

Las ventajas de compartir carpetas y documentos depende, como hemos citado, de un uso correcto, fácil y claro de sus posibilidades, de su actualización constante y del uso permanente universal por parte de los miembros del equipo. Lo que exige que alguien los organice según un criterio conocido por todos, mantenga al día, forme y revise en su empleo correcto. Por eso, dentro de los posibles descuidos en su empleo, hay que subrayar que favorecen el trabajo en equipo y la coordinación de maestros y profesores.

Ahora bien, si desde el punto de vista de la gestión documental son un neto avance respecto a la situación de hace unos años, debido la sobrecarga de tareas, la multiplicación de las necesidades, el aumento de órganos demandantes, la pertenencia de cada uno de los profesionales a más de un grupo de coordinación y el mala comprensión de sus posibilidades y limitaciones, los documentos compartidos podrían convertirse, por desgracia, en un peligro para una ajustada unidad de acción educativa, en especial en todo lo que atañe a la programación (finalidades, objetivos, procedimientos y evaluación). Veamos por qué.

  • Empleados simplemente para agilizar el trabajo, podrían causar que el tiempo de diálogo, debate y acuerdo docente disminuyera. Cabría incluso que las aportaciones de las etapas, cursos o miembros se añadieran unas a otras sin una finalidad y/o secuencia acordada. Quedarían entonces las contradicciones, lapsos y saltos en manos de la revisión de un coordinador, quien, en muchos casos, sólo podría contar, en el peor de los casos, con un criterio global suficientemente reflexionado: el suyo. A mi entender, este peligro es mayor al del uso acrítico de las programaciones que ofrecen las editoriales de libros de texto para confeccionar las propias, pues éstas han sido realizadas por un grupo de expertos que sí han dedicado suficiente atención a dar coherencia a la secuencia didáctica, aunque sea discutible. Por eso, y aunque se dé por sentado que la documentación más importante de un grupo de trabajo docente requiere más de un curso para estar suficientemente adaptada al estilo del centro y a sus necesidades educativas, hay que insistir en que es necesario contar con un tiempo habitual de trabajo para los grupos docentes que dé consistencia al uso de documentación compartida.
  • Permitirían consolidar una imagen falsa sobre la calidad y real aplicabilidad de la documentación del centro. ¿Garantizaría por sí sola la existencia de los documentos requeridos que hubiesen sido no sólo discutidos sino asimilados suficientemente por los equipos docentes? ¿En qué términos? ¿Con cuánta dedicación al asunto, tiempo y atención? ¿Con qué alcance? Un problema serio de la supervisión de la inspección educativa y de alguno de los sistemas de calidad actualmente existentes es que controlan poco la forma en la que se han tomado los acuerdos plasmados en la documentación. Pues bien, si esto puede no ser un problema real para muchas de las tareas técnicas rutinarias de la organización de un colegio, sí lo es (y de capital importancia) en cuanto que está directamente relacionada con la la implicación de los docentes miembros de un grupo tanto en el planteamiento, seguimiento y revisión de los objetivos pedagógicos. ¿De qué manera puede sentirse obligado un profesional a seguir un acuerdo en el que sólo ha participado de forma tangencial, si es que se ha llegado a enterar?
  • Y, por último, podrían confundir sobre los fines reales de la acción docente. El papel lo aguanta todo, se dice. Es verdad; y lo es aún más si no ha sido redactado o revisado tras la pertinente evaluación sobre el curso anterior, las necesidades actuales, las posibilidades docentes y de los alumnos, las competencias profesionales y los fines perseguidos; lo que no puede ser realizado sin encuentros programados al efecto, bien dirigidos y que empleen instrumentos de reflexión eficaces.

En definitiva, el recurso a los documentos compartidos es muy adecuado si se utiliza en el debido momento. No sustituye al diálogo, no certifica la calidad documental, no garantiza la adecuación a las finalidades docentes. Pero, ¿lo hacen los medios más tradicionales?, podríamos preguntar. Los del corta-pega de las editoriales, indudablemente tampoco. Y dado que, a mi modesto entender, la uniformidad de estilo y criterios impuesta desde una autoridad superior acaba por tener un corto recorrido, tanto si los acuerdos y recursos se comparten en la Red como si no, se necesita una coordinación docente programada, dotada de recursos humanos y temporales, supervisada y valorada que emplee continua y adecuadamente los recursos técnicos a su alcance, sin la cual el uso de documentos compartidos en su confección resulta desaconsejable, aunque pueda ser adecuada para otros fines.

Imagen de cabecera – https://www.contenidoweb.info

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